La to do list è uno strumento assolutamente indispensabile per organizzare il tempo, soprattutto se si hanno figli e tanti impegni. Ma è importante farla bene, per evitare che ci si ritorca contro
Il tempo da genitori sembra sempre pochissimo. C’è chi si riduce a lavorare di notte; chi punta la sveglia all’alba per finire un lavoro o sbrigare una faccenda; chi si inventa gli stratagemmi più incredibili per provare a fare e finire tutto. L’indispensabile per lo meno. E poi c’è la memoria, o meglio quella poca rimasta, un po’ per il tempo che avanza e un po’ per il carico mentale catapultatoci addosso con l’arrivo dei bambini. La to do list è uno strumento indispensabile per organizzare il tempo, soprattutto se si hanno degli figli e tanti impegni.
Ma bisogna imparare a farla bene, prenderci confidenza e imparare a conoscerla (e conoscerci) per evitare che ci si ritorca contro. Ecco i nostri consigli.
1- Una sola lista
Innanzitutto bisogna decidersi sullo strumento da usare, perchè la lista deve essere solo ed esclusivamente una. Che sia su carta da pasticciare, tecnologica sullo smartphone da tenere sempre con sè o su qualche altro supporto, è importante avere una sola lista a cui fare riferimento. Se ci sono molte cose da segnare con livello di importanza diverso, un’idea può essere avere una maxi lista, da cui estrapolare dei mini elenchi delle cose da fare giorno per giorno.
2- Essere realistici
Una to do list per essere davvero utile deve essere realistica. Se si mettono troppe cose da fare rischia di diventare addirittura controproducente e avvilente: la lista interminabile che rimane identica per giorni e giorni non è utile e può far sentire poco efficenti e produttivi. I professionisti della to do list consigliano al giorno: 1 cosa importante da concludere, 3 cose da fare mediamente impegnative e 5 affari minori da chiudere.
3- Definire le priorità
Una lista delle cose da fare deve includere tutte le cose che vogliamo e dobbiamo fare; ma non tutte hanno la stessa priorità. Questo ordine gerarchico deve essere riconoscibile anche graficamente. Le cose più importanti e urgenti devono trovare un posto di rilievo nella lista, magari in altro o esterne alla colonna. Oppure si possono evidenziare con un colore le scadenze più urgenti o cerchiarle per mettere in risalto. Quelle sono le commissioni da cui partire.
4- Non essere troppo generici
Le voci di una to do list efficace non sono mai generiche. Bisogna provare a specificare meglio e circoscrivere il più possibile l’azione, altrimenti si rischia di non portarla a termine e non riuscire a tracciare quella famosa riga del “fatto!”. Per esempio: “cambio stagione” può essere scisso in “cambio stagione bimbi” e “cambio stagione mio”. Oppure, “relazione di progetto” può diventare “introduzione della relazione di progetto” o “rilettura e invio relazione di progetto”. Bisogna cercare di rendere ogni voce dell’elenco fattibile, in relazione al tempo che si ha a disposizione.
5- Nulla per scontato
A volte ci sono delle cose piccole da fare. Molto piccole. Così tanto piccole che decidiamo di non segnarle..e poi le dimentichiamo. È importante segnare tutto, tutto quello a cui teniamo e che davvero vogliamo fare, anche se ci sembra scontato. “Telefonare alla nonna”, “tagliare le unghie a Sofia”, “temperare matite Jacopo”. Basta dare il giusto peso anche a questi promemoria, ma inserendoli in lista senza vergogna o vanità.
6- Come affrontare la lista
Ci sono diverse strategie per affrontare la to do list. Tendenzialmente si parte dalla cosa più complicata, da portare a termine nelle ore più produttive; ma questo in effetti è molto personale. Ci sono persone che sono più operative al mattino (e loro dovranno darsi l’obiettivo di chiudere le cose più impegnative entro l’ora di pranzo), e invece c’è chi per ragioni di lavoro, orari, mente è più lucido la sera (per loro la giornata può essere il momento per fare le commissioni più rapide e indolori e aspettare la sera per mettere davvero testa su qualcosa).
Poi invece c’è l’approccio che favorisce la quantità alla qualità. È di quelle persone che preferiscono fare tutte le cose veloci e poco impegnative subito, per snellire di tanto la lista, e tenere quelle corpose per giornate libere. Non esiste un metodo migliore rispetto ad un altro, dipende molto dalla psicologia della persona e da quello che la fa sentire meglio e meno in ansia.
7- Riportare nella nuova lista
Questo è affare soprattutto di chi sceglie una to do list su carta, da pasticciare a mano con penne e colori. Arriva un punto in cui la lista risulta quasi illegibile e quello è il momento di riportare l’elenco su una nuova lista pulita.
Attenzione a ridare una nuova priorità alle cose da fare rimaste e a quelle che si sono aggiunte; ma soprattutto è importante approfittare di questo momento per fare una valutazione.
Se ci si continua a portare dietro una cosa da fare, senza mai ritenerla importante e prioritaria, forse conviene chiedersi quanto ci sia la volontà di farla davvero. Lo voglio fare? Devo farlo? Posso farlo? Se la risposta è no, con molta leggerezza si può eliminare dall’elenco!
8- Godersi quella riga
C’è un grande dubbio che ruota intorno ai dipendenti da to do list: ci si chiede se la lista sia davvero uno strumento utile o se la si faccia solo ed esclusivamente per il momento in cui si traccia una riga sulla cosa fatta.
A sentire i commenti di chi vive di elenchi e liste, la soddisfazione più grande è vedere quell’elenco tutto cancellato a righe nette. Effettivamente la soddisfazione è molta, anche visiva, perchè ci si sente produttivi, efficienti, quasi onnipotenti. In ogni caso, godetevela!
9- Senza deprimersi
La to do list va usata con la giusta cautela, soprattutto per i principianti o nei periodi molto indaffarati. Non ci si deve sentire falliti se la lista rimane ferma per qualche giorno; non ci si deve sentire in colpa se sono tante le cose rimaste da fare.
Probabilmente bisogna cambiare metodo nella redazione della lista, o semplicemente non si è fatti per questo strumento ed è opportuno provarne un altro. Capita di non avere sufficiente tempo per fare tutto quello che ci si era riproposti di fare: ci si può chiedere se la lista era troppo ambiziosa, se si è perso molto tempo, se si aveva bisogno di staccare, sempre senza giudizio e con perdono.
10- La lista delle cose da non fare
Una tendenza che sta prendendo piedi è quella della lista delle cose da non fare. Può essere una molto grande da tenere in vista, tipo decalogo di vita, o tante più operative a seconda dei luoghi.
“Non mettere le lattine nel vetro” o “non lavare il mestolo di legno in lavastoviglie” può essere scritto in cucina. “Non mettere in ordine il suo cassetto”, “non rispondere alle mail provocatorie del capo”, “non alzare la voce”, da segnare per ricordare cosa evitare. Aggiornarla può essere una sorta di auto terapia e un’occasione per capire perchè quella cosa non va fatta o fa male.
